Organizando um Evento

Se você quer organizar um evento do TcheLinux e nunca fez isso antes, em primeiro lugar verifique nos pontos de presença do TcheLinux se já existem pessoas e instituições interessadas na sua cidade:

Se existem, entre em contato com elas pela lista, e comece a discutir a idéia do evento. Se não houver ninguém, entre em contato com alguma instituição de ensino local, e proponha começar pequeno: uma tarde de sábado com 2 a 4 palestras sobre Software Livre. Anuncie suas intenções na lista, e peça ajuda dos mais experientes.


Local

O número de salas disponibilizada por uma instituição determinam o número máximo de palestras em paralelo, e o número de pessoas por sala somado indica a capacidade total do evento.

  • Quantas salas vão ser disponibilizadas para a realização do evento?
  • Qual a capacidade de cada sala?
  • Equipamento disponibilizados pela instituição em cada sala?
  • Existe uma identificação visível das mesmas ?
    • Cartazes, folhas, setas de indicação, mapa da instituição e similares
  • Quem será o responsável pela instituição/local ?


Data

Sempre verifique no site do tchelinux para preferencialmente evitar conflitos com outros eventos agendados.

  • Qual a data para o evento?
    • De preferência em um sábado.
  • Qual o horário de inicio do evento?
    • Reserve um tempo para inscrição e abertura do evento
  • Qual o horário de termino?
    • Reserve um tempo para encerramento e para o pessoal sair do evento.
  • Haverá intervalo durante esse horário? Se tiver, qual vai ser o horário do intervalo?
    • Se houver intervalo para o almoço, entre uma hora e uma hora e meia seria o recomendado.


Palestras

Dimensione o número de palestras de acordo com o número de salas, e sempre tenha uma ou outra palestra na reserva para casos de complicações de palestrantes.

  • Haverá algum tema especifico para o evento?
    • Eventos temáticos podem ter menos palestrantes e por consequência são mais fáceis de organizar, porém abrangem uma porção de interessados menor na comunidade.
  • A instituição irá cobrir os gastos de transporte e/ou alimentação dos palestrantes?
    • Caso a instituição não tenha fundos para isto, tente conseguir patrocinadores
  • Qual vai ser a forma de realização do call to papers?
    • Sugestão: Um formulário no google docs com os campos citados na pergunta abaixo.
  • Quais os dados que serão necessários por parte dos palestrantes?
    • Sugestão: Nome completo, rg, telefone, e-mail, nome da palestra, resumo da palestra e mini-curriculo
  • Haverá indicação de trilhas e/ou nível de dificuldade das palestras?
    • Sugestão de trilhas/temas: Sistemas Operacionais, Desktop e aplicativos, Aplicativos Gráficos, Jogos e Multimídia, Desenvolvimento, Banco de dados, Administração de Sistemas, Redes e Segurança
    • Sugestão de dificuldades: Iniciante, Intermediário e Avançado
  • Haverá palestra com tempos de duração diferentes?
    • Sugestão: Nenhuma palestra deve passar de 4 horas pelo desgaste de palestrante e ouvintes.


Alimentação

Saco vazio não para em pé, mesmo sendo pessoal do software livre

  • A instituição tem recursos destinado para alimentação?
    • Independente de ter recursos par coffe break ou não, água para palestrantes não poderá faltar. Garganta seca não ajuda na palestra.
  • Haverá alguma lancheria aberta no dia do evento?
    • Se o evento for de longa de duração, facilita indicar no google maps ou similares locais para alimentação dos participantes.
  • Haverá algum horário especifico para alimentação?
    • Evite intervalos em eventos de curta duração (menos de 4 horas), pois nem todo mundo volta para o resto do evento.


Inscrições e credenciamento

Tente abrir as inscrições com no minimo duas semanas de antecedência do evento, e verifique por nomes duplicados e inscrições erradas, elas acontecem com grande frequência.

  • Como será o formulário de inscrições?
    • Sugestão: Nome completo, RG, e-mail, preferências de palestras e perguntar se quer ser cadastrado na lista do tchelinux.
  • Será permitido o overbooking de inscrições?
    • Estimadamente 25% das pessoas que fazem a pré-inscrição não comparecem ao evento.
  • Será realizado inscrições durante o evento?
    • Dependendo do número de voluntários e da capacidade do evento, talvez não se tenha estrutura para realizar inscrições no ato.
  • Algum material será distribuído aos participantes durante o credenciamento?
    • Não distribua programação para cada participante, cole algumas pelo evento (porta das salas e corredores) e deixe algumas cópias com voluntários, é bem mais economico assim
  • Como serão impressos os crachás?
    • Sugestão: Utilize os modelos de crachás adesivos disponibilizados no material de divulgação do grupo, são bem práticos
  • Qual será o limite de inscrições?
    • Envolve o número de voluntários, palestras, salas, overbooking, etc… Na dúvida, prefira qualidade a quantidade.


Voluntários

Uma única pessoa pode até organizar o evento, mas certamente não irá conseguir executar o mesmo. Entre em contato com amigos, familiares, palestrantes e entusiastas e veja no que eles podem ajudar.

  • A instituição vai fornecer voluntários/funcionários para a execução do evento?
    • Pessoas envolvidas no evento também devem ter crachás, preferencialmente com algum tipo de diferenciação e/ou destaque.
  • Quantos voluntários deverão estar envolvidos?
    • Exemplo:um bom número é 6 voluntários para cada 100 participantes
  • Quais serão as funções de cada voluntário?
    • Exemplo: recepção, divulgação, informações, cadastramento, montagem de equipamentos e coordenação
    • Nem todo voluntário pode comparecer ao evento, mas pode ajudar em detalhes antes ou depois do evento.
    • Combine um horário e local para cada pessoa envolvida diretamente no evento. E preveja possíveis atrasos, eles sempre acontecem.


Divulgação

O tchelinux é somente um dos meios de divulgação, tente expandir

  • Quem vai criar do site do evento?
    • Wordpress e blogspot são opções fáceis e rápidas.
    • Foque no conteúdo, não na aparência.
    • Acesse sites de eventos passados para obter uma idéia de informações a serem repassadas
  • Quem vai atualizar das informações na página do tchelinux?
    • Não esqueça também de divulgar na lista do tchelinux.
  • Quem vai divulgar do evento na internet e na midia?
  • Quem vai divulgar o evento nas instituições da região?
    • Universidades, escolas, colégios técnicos, cursos de informática, etc


Pós-evento

Termina o evento, mas não termina as atividades de quem organiza

  • Qual vai ser a entidade beneficiada pelas doações coletadas?
    • Dependendo da quantidade de alimentos, mais de uma entidade pode ser beneficiada
  • Quem vai entregar os alimentos?
    • A entrega também pode ser divulgada na imprensa, então tente registrar com fotos e registros
  • Quem vai atualizar o site do tchelinux com os resultados?
  • Quem vai cuidar dos atestados (se houver)?
    • O sistema de atestados deve ser hospedado e emitido pela instituição parceira do evento
  • Quem vai disponibilizar as apresentações dos palestrantes?
    • Tente disponibilizar em mais de um serviço, como slideshare, scribd e google docs.
  • Realizar agradecimentos a instituição, palestrantes e voluntários formalmente.
    • Um e-mail bem escrito já basta na grande maioria dos casos




Com isso em mãos envie um email para a lista ( TcheLinux@googlegroups.com).

Dica: Utilize um formulário de controle com todos os itens conforme avança o projeto do evento. E verifique este case:http://linuxkiddinthemicrosoftworld.blogspot.com/2010/05/relato-pensamentos-e-reflexoes-sobre-o.html pra ter uma idéia.